关于国内备用金借款的管理规定

长期以来，员工出差借款所占用的现金流量比重非常之大，备用金借款平均每月余额在5000万元左右（不包括办事处占用额，包括小额专项费用），由于费用报销不及时，使当期发生的费用难以记入相应的会计期，造成费用预算失去准确性，同时也给公司资金管理及备用金清理工作带来很大难度。因此，为减少现金占用，有效使用资金，降低资金使用成本及更好地加强资金管理，特制定本管理规定。

一、定义

员工公务支出分为一般性公务支出与专项性公务支出两类。

l一般性公务支出是指员工国内出差期间的差旅费支出，包括在出差过程中发生的交通费、住宿费、交际费、邮电通讯费以及一般性日常公务杂费等。

l专项性公务支出是指有特定用途、金额较大的支出，如：组织大型工作会议费、展览费、装修费、大修费、广告费、招聘费、场租费、培训费、大型礼品费、大型接待费、办公用品费、批量图书采购费、零星采购预付款及其他大型项目支出等。

二、原则

1、员工一般性公务支出全部出差费用由个人垫付，取消备用金借款，报销时公司按垫支金额的2%给予补贴。

2、专项性公务支出，可以借支备用金，但原则上采取银行转帐方式支付。如果由员工个人垫付的专项性公务支出，报销时也按2%给予补贴。

3、到公司不满三个月的新员工需下市场实习的，主管部门负责人可根据实际情况批准借款，借款额应在3000元以内，报销时扣除借款额后给予补贴。

三、员工一般性公务支出管理规定

1、各部门主管应遵循“公司效益最大化”的原则，讲求实效，注重经效益，把好费用预算、审核关，严禁无明确任务而发生费用的行为。

2、员工公务出差返回后，应将出差期间所发生的费用分类粘贴，详细填写费

用报销单，原始发票须注明摘要、日期，住宿发票须填写住宿人姓名、起止日

期，市内交通费应注明起止地点等等。

3、报销非本人所发生的费用，应单独填写费用报销单及费用说明清单，并经主管签字后报销，该部分费用不计算补贴。

4、一般性公务出差人员，国内信用卡的费用一律由个人负担。

5、员工一般性公务支出报销取现金或转个人信用卡，会计人员接单后应在二天内处理完毕，对特急单据当天处理完毕。

6、出差人员在外期间遇到资金不足时（如：出差时间延长），可采取如下办法：

(1) 向职工存贷处申请用款，将个人存款转入信用卡；

(2) 在外连续出差短期内无法返回所在地的人员，应及时将住宿发票、大额交际费发票等寄回各相关部门秘书，由秘书统一办理审批、报销手续，各财务处负责将报销款电汇到本人所在地办事处或个人信用卡。

7、到公司不满三个月的新员工借支备用金后，必须及时报销，借款期限不得超过三个月，对于逾期未核销的备用金，将扣罚每日万分之四罚息。

四、员工专项性公务支出管理办法

1、员工申请专项性公务支出借款前，必须认真填写《借支备用金申请表》，表内各项要素必须如实填写，经分管、主管领导审核批准后方可借支。

2、部门主管要严格控制专项性公务支出借款，专项性公务支出借款，必须附有合同、协议或其他附件，不属专项性公务支出不予借支。

3、对客户人员的机票、住宿票，经办人应详细统计客户人数、金额，办理有关借支审批手续，并直接通过银行划款到各航空公司或酒店，事后，收集票据及时冲销借款。

4、专项性公务支出发生后，经办人必须在三个月内及时跟踪发票的取得，以便核销备用金借款，对逾期未清理又无正当理由的承办人，将按借款总额所占用的时间扣罚每日万分之四罚息。

五、以上规定于1999年3月15日起执行，同时停止一般性公务支出借款。

六、本文件解释权在财经管理部。

一九九九年二月二十七日

员工备用金清理工作方案

为配合公司逐步取消员工一般性公务借款工作，财务部将对现有员工借支的备用金进行全面清理，为使全体员工能高度重视本次备用金清理工作，特制定本方案。

第一步、清理在公司上班人员备用金

1、对1999年3月15日以前借支备用金的人员，在1999.3.20日前由费用管理处打印出员工备用金余额表，发至各一级部门秘书处，同时将员工备用金余额在NOTES上公布，由各部门秘书负责通知其本人，要求在1999.4.30日前清理完备用金借款，逾期不清者，将在NOTES中发通告以及由职工存贷处在个人工资中代扣款，并罚借款额每日万分之四滞纳金，工资一次扣不清的余额照计滞纳金。对合理的专项性公务借款而无法冲销备用金的，应写出金额及具体说明，报各部门秘书经总监审批后转费用管理处。

2、对备用金中属于专项性公务借款或对外汇款（如付高校奖学金）等情况的，各财务处应催经办人及时取回发票冲帐，原则上，当年借款须在年度内 核销。对特殊情况的专项性公务支出，年内无法冲销的，应写出费用金额及 具体说明，报各部门秘书经权签人审批后转费用管理处，否则，扣罚借款额 每日万分之四滞纳金。

第二步、清理国内驻外机构人员及长期出差人员备用金

1、1999.4.10日前，国内各驻外机构会计须将现已离开本机构但还挂有备用金的人员以及目前在本机构有备用金借款的人员名单分别报各相关财务处及费用管理处。

2、各办事处会计应在1999年4月30日前清理办事处人员、市场A类人员备用金，对于无法核销的专项费用，应写出详细说明并经主任签字确认后可缓冲处理，但会计必须及时跟踪专项费用的核销。

3、在外长期出差的中研、中试人员备用金，应于1999.4.20日前将票据寄回各部门秘书处，由秘书办理相应手续后，交各财务处核销备用金借款。

4、各财务处在清查过程中发现多处占用备用金的，1999.4.25日以前应将人员 名单报费用管理处，由费用管理处统一交职工存贷处代扣工资。

5、上海研究所和北京研究所人员备用金的清理由集成公司处理。

第三步、清理辞职人员备用金

1、费用管理处于1999.5.20日前与相关部门确认辞职人员名单，并核实备用金欠款情况。

2、费用管理处于1999.5.30日前将辞职人员所欠备用金进行分类：

①对辞职人员有明确去向的，发通知给个人。

②对持有股金的辞职人员，将名单、欠款金额报财经管理部总裁办确认处理办法。

③ 对不明去向的辞职人员，将名单、欠款金额报公司总裁办确认处理办法。

3、对未办手续辞职人员，视情况在员工个人帐户中扣除。

一九九九年二月二十七日

（本文作者邓玉金，资深HRD，知名培训师，《招聘的8节实战课》著作者，公众号：邓玉金人力资源实战，转载请注明作者和出处）