合同管理并非只是将签订好的合同归档,而是要基于合同概念和合同分类,并立足于合同的八大必备要件,对合同进行全方位的管理。而在此过程中,企业还需要确立合同的统一管理部门,即合同管理部门。
一、合同概述
要建设合同管理体系,企业就要明确合同与合同管理的概念。
(1)合同是指企业与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
(2)合同管理全过程包括洽谈、草拟、签订、生效、执行直至失效的合同产生、存在、消失全过程。
二、合同分类
合同可以按照签约形式和合同类别进行分类。
(1)以签约形式分,合同包括口头合同、书面合同和电子合同。
(2)以合同类别分,合同包括采购合同、销售合同、固定资产购置(租赁)合同、建筑安装合同、运输合同、仓储合同、借款合同、投资合同、担保合同、技术合同等。
三、合同要件
合同必备要件包括当事人名称(姓名)及住所,合同标的,合同数量,质量标准,价款或报酬,履行期限、地点和方式,违约责任,争议解决方法。
四、合同八大必备要件
1、当事人名称及住所:非自然人为其有效身份证明文件(如营业执照)列示的名称和住所,自然人为其身份证成其他有效身份证明文件列示的名称和住所,其他情形遵照法律法规约定。
2、合同标的:合同标的名称应使用标准学名且用全称。
3、合同数量:使用国家有明确计量标准的数量单位,非标数量单位必须明确其与标准数量单位的换算关系。根据标的特点,还需注明标的毛重、净重、正负误差、合理磅差、自然减量、超欠幅度等。采用国家标准、行业标准或企业标准的,写明标准名称、代号或编号。
4、质量标准:明确质量标准、质量验收内容、对质量提出异议的期限和方式。质量验收包括产品说明书验收、按样品验收、按抽样验收等。按产品说明书验收的,说明书要真实、明确,包含所需技术标准和其他技术条件。按样品验收的,要明确对样品的共同提取、封存和保管。对质量提出异议的期限和方式,法律法规有规定的,按规定执行;法律法规无规定的,要根据具体情况做出明确规定。
5、价款或报酬:按公平合理原则确定价格,明确单价和价格总额及履行合同的其他费用,如包装费、包装物回收费、保管费等承担责任,要明确价格计算方法、货币种类、支付。
6、履行期限、地点和方式:明确交付标的和支付价款或报酬时间。需分期或分批履行的,每期履行期限要做出规定;履行地点要规范准确;履行方式分为时间方式和行为方式。时间方式有一次履行和分期履行两种;行为方式包括交付标的物方式、劳务提供方式和支付价款和报酬方式。
7、违约责任:法律法规对违约责任有规定的,按规定执行;无规定的,双方协商承担责任方式和比例。法律法规中对违约责任比例幅度或限额有规定的,则约定的违约金或赔偿金数额不得高于或低于规定。
8、争议解决方法:主要在仲裁和诉讼中选择。选择仲裁,必须写明仲裁地点和仲裁机构全称。选择诉讼,约定由己方所在地法院管辖更为有利。
上述八大要件缺一不可,缺失任何一个要件,甚至都不能称之为合同,企业如果签订了这样的伪合同,那履约将存在较大风险隐患。值得一提的是,任何法律法规不可能囊括所有现实可能性,合同补充要件就是缔约双方对除八大必备要件外的补充部分。例如,税费负担约定、收付款节点约定、发票开具约定等。
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