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找律师写控告书需要写合同吗,法律工作如何提升资料安全和工作效率论文

来源: 法律常识 作者: 法律常识 时间:2022-12-22 23:53:46

——执业律师的群晖NAS使用心得

法律类工作其实也是需要大容量的存储空间的。比如,虽然最终形成的“法律文档”容量很小,但用于制作法律文档的各类“原始案件材料”,可能是“照片、视频、音频、扫描件”等形式存在的多媒体资料,时间长了,数量多了,会占用大量空间。又如,为了适应“移动办公”、“线上办公”的趋势(注:现在很多法庭都使用“微法院”等小程序接收和送达材料了,各类纸质办公资料早就已习惯扫描成PDF格式,好处是可以随身携带大量资料,随时随地快速解答客户问题,但这类资料多了,需要占用较多空间。

为了存储、处理不断增加的各类办公资料,这几年手机、电脑的升级换代非常频繁,但使用一段时间后,容量方面依然会“捉襟见肘”,需要定期将资料转移备份到移动硬盘、云盘等处。但在2020年初,一个新买的移动硬盘突然损坏,丢失了大量的照片、工作文档、讲座视频(注:部分照片可以从云盘找回,部分文档可以从还没删除原始资料的原电脑中找回,或者重新扫描纸质资料创建,部分讲座视频也可以重新下载,但许多其他资料就很难找回了,损失比较惨重),让人对传统移动硬盘的安全性、耐用性感到担忧。

在选购一款新的、更可靠的移动硬盘的过程中,接触到了“NAS”的概念。这类设备可以固定放在家里或单位,完全通过网络访问,无需担心“震动、供电不足、突然断电”等导致的意外损坏,可以使用比较好的专用硬盘,且硬盘容量还可以不断扩充,既可以为“手机、平板、电脑”提供额外的存储空间,减少手机、电脑的升级换代频率,还可以实现多种办公设备之间的数据同步、自动备份、远程访问等功能。

抱着试试看的态度,在2020年3月入手了一台群晖DS218play,并给它配备了4T容量的NAS专用硬盘。使用一段时间后,有种“相见恨晚”的感觉,目前的常用用途主要有三种:

(1)将分散在手机、电脑、移动硬盘的资料集中备份到NAS;

(2)通过NAS的同步功能,让多台电脑之间实现资料同步,多台设备之间也可以接力办公;

(3)通过NAS直接给同事、客户分享资料,无需通过微信中转(避免了手机微信、电脑微信的“容量膨胀”),同时避免了部分资料通过云盘中转时被云盘错误锁定或误删的情况。

在与同事交流时,发现其实很多人都有“数据备份、数据同步”方面的困扰。如,某同事因为电脑容量不足(注:某些新款电脑,硬盘是板载的,无法自行升级大容量硬盘),非常依赖U盘和移动硬盘,导致电脑的USB-C接口因为频繁使用而老化或损坏;又如,某同事的电脑在过保后硬盘突然崩溃,支付了高昂的维修费,但资料依旧找不回来,最终只从云盘找回少量资料。再如,某同事主要办刑案,但发现有些云盘会误删刑案资料,从此不敢用云盘存储重要的案件资料,但电脑空间又非常有限。此外,还有很多同事同时使用台式机和笔记本电脑办公,但电脑间的资料同步主要是手动完成,有时会出现遗漏,比较影响工作。

因此,除了自己用NAS,有时也会向同事推荐NAS(注:推荐了2个同事入手NAS),也觉得有必要写一下NAS使用方法方面的文章,供大家参考。刚好今年7月份新配备了一部群晖DS420+,在熟悉这台NAS的过程中,也正好可以详细介绍一下NAS设备的安装、使用方法,也欢迎大家交流指正。


一、笔者使用的NAS

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注:笔者2022年新升级的DS420+,主要放在单位使用


(一)外观情况

NAS的外观有点像一个小主机,整体比较方正,可以安装多个硬盘,并通过网线上网。通过网络,可以实现不同设备的数据备份、数据同步。

1.正面:

(1)硬盘插槽:

可以看到4个硬盘插槽,每个硬盘插槽都使用了免螺丝的“易拆式”设计,可以随时安装新的硬盘,或者临时拆下硬盘带走。此外,每个硬盘仓上还有“锁孔”,可以用NAS配的专用钥匙,对每一个硬盘仓上锁固定,增强安全性。

硬盘仓支持3.5寸或2.5寸硬盘,如果家里有闲置的硬盘,不管是3.5寸,还是2.5寸,都可以装上去继续发挥余热——但在预算充足的情况下,个人更推荐使用全新、专用的NAS硬盘。

(2)USB3.0接口

正面有1个USB3.0接口,可以用来连接U盘、移动硬盘等各类存储设备,将U盘、移动硬盘的资料备份到NAS,实现集中存储。

(3)电源、状态、硬盘指示灯

右上方,有5个指示灯,分别是“STATUS”标识的“状态指示灯”,以及从DISK1至DISK4的“硬盘状态指示灯”,可以直观地看到电源、硬盘的工作情况。(注:如果是个人使用,偶尔才需要备份和同步的,可以设置硬盘自动休眠。在休眠状态下,只有电源指示灯是亮的,其他指示灯则处于熄灭状态,让你可以直观地知道NAS正处于“休眠”状态。)

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2.硬盘插槽内侧:

有一个内存插槽,最大支持4G容量的DDR4笔记本内存,可以和机身自带的2G内存组成6G内存。

NAS其实也是一台小主机,可以安装很多程序,甚至虚拟机来实现一些比较复杂的功能,增加运行内存,可以让NAS的运行速度更快。

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3.侧面:

是镂空的进气口,有利于硬盘的降温。

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4.背面:

(1)两个散热风扇:

有利于硬盘的降温——在硬盘高负荷运转,或者气温比较高的夏季,主动式的散热设计对硬盘的正常运行,以及硬盘寿命的延长,都是很有好处的。

(2)两个网线接口:

NAS是通过有线网络访问的,普通的NAS只有1个网线接口,DS420+有两个网线接口,支持“故障转移”和“链路聚合”功能,前者可以在一个网线出现故障时自动启用另一根网线,后者则可以合并两根网线的带宽以提高网络访问速度。

(3)一个USB3.0接口:

与前置的USB3.0接口功能相似,可以用来连接U盘、移动硬盘,并将U盘、移动硬盘的资料集中备份到NAS。

另外,这个USB3.0接口还具有与UPS(不间断电源)通讯的功能,——NAS本身可以接在UPS上取电,同时通过USB数据线与UPS进行通讯。在遭遇突然断电时,UPS可以继续给NAS继续供电一段时间,同时UPS还会通过USB数据线,向NAS传输“关机信号”,让NAS自动关机,避免UPS电量用完后意外断电,对硬盘的不利影响。

(4)安全插槽:

如果NAS放在单位(或其他临时场地)使用时,可以在NAS的安全插槽上加上一个“防盗锁”,增强安全性。

(5)电源接口:

NAS使用的是专用的两段式电源适配器。

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5.底部:

有两个M.2接口2280规格的NVMe固态硬盘插槽。

群晖DS420+可以加装两个NVMe固态硬盘,但并非用于增加空间,而是作为硬盘缓存,提高硬盘的反应速度、读写速度。

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(二)NAS的上手(安装系统、软件)

群晖NAS的上手其实非常简单,只需根据《快速上手指南》的步骤,装好系统,注册账号,然后再注册一个QuickConnect的账号(当你和你的NAS不处于同一局域网的时候,可以通过这个账号远程登录NAS),就可以在电脑、手机或平板上访问NAS了,界面中有一步步的引导,跟着照做就好,没有什么难度。

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群晖NAS的系统安装好后,就可以安装套件了。群晖套件有网页端、电脑客户端、手机App,不管在哪里,都可以进入到自己的NAS。只要在手机、平板上安装好App,登录QuickConnect的账号,出门在外也可以随时存取NAS中的文件,访问速度也很快,非常人性化。


二、NAS的备份、同步功能

NAS有强大的备份、同步、还原功能,且可以通过Drive、Cloud Sync、Active Backup for Business等套件进行自动备份。在介绍这几个套件之前,我想先讲一下我对普通移动硬盘的使用感受,以及我选择NAS的原因。

(一)普通移动硬盘备份的不足

普通的移动硬盘,确实可以通过较低的成本实现较大容量的存储,但是一般无法扩容。如果需要存储不断增长的数据,势必需要准备多块移动硬盘,从而导致文件的存储比较分散、混乱。如果需要经常携带移动硬盘外出,还可能遭遇移动“硬盘丢失”。另外,移动硬盘是很脆弱的,如果使用不当(比如使用时有震动、供电不足、突然断电等情况),也会导致硬盘的突然损坏。

比如,笔者在2019年选购了某知名品牌的一款4T 容量的2.5寸移动机械硬盘,并随身携带使用。结果,仅仅使用了一年,这款移动机械硬盘就在毫无征兆的情况下突然损坏,里面的重要工作文件难以恢复。可能是由于随身携带,经常遭到震动损伤,也可能是由于长期接在各类扩展坞上使用,存在“供电不足”的情况(注:现在的很多超薄电脑都取消了USB A接口,需要通过扩展坞,才可以连接移动硬盘使用,如果扩展坞没有额外供电,有时会出现“供电不足”的不利情况,时间长了,会导致机械硬盘出现坏道),或者是曾经不慎意外断电,最终导致损坏。

将数据保存在移动硬盘,可能存在以下缺点:

1.资料过于零散

有些移动硬盘容量比较小,会导致资料分散保存,找起来比较麻烦。

2.移动机械硬盘容易损坏

如果用的是“移动机械硬盘”,在使用时要非常小心,需要保证充足的供电、避免震动,否则很容易损坏,丢失全部资料。

3.移动固态硬盘资料恢复难度很大

如果用的是“移动固态硬盘”,在删除资料、格式化时要非常小心,因为一旦删除,往往无法恢复,难以找回。

4.移动硬盘没有远程访问功能,只适合本地访问

有些长期备份的资料,需要临时查阅,但移动硬盘没有远程访问功能,如果每天都带在身上,比较累赘,且容易丢失或损坏。

5.移动硬盘容易受到病毒感染

如果需要在不同的电脑或陌生的环境中使用,移动硬盘可能遭受到病毒感染,导致全盘资料无法使用。


(二)我为何选择群晖NAS

与移动硬盘相比,使用NAS备份资料,至少有以下好处:

1.可以实现资料的集中管理,可以直接搜索,迅速找到——可以提高工作效率(NAS的容量较大,且可以不断扩充,资料不会分散于多个移动硬盘);

2.可以通过网络的方式访问,不用担心供电、震动问题——无需小心翼翼地使用移动机械硬盘;

3.可以将固态硬盘的资料,定期备份到使用机械硬盘的NAS上——无需担心移动固态硬盘的资料误删、不慎格式化,难以恢复。(NAS上的回收站、多版本功能,都可以很方便地找回误删软件)

4.NAS的备份是自动化的,而且可以备份多个版本以防万一

比如,使用Drive的备份功能,可以自动化备份、连续备份,并生成多个版本。比手动备份要省事省心。

比如,使用Cloud Sync的备份功能,可以将云盘的资料自动化备份到NAS,即便云盘里面的资料被不慎锁定、删除,NAS上也有备份。

5.NAS的资料可以很方便地恢复到任何一台电脑上,工作不容易中断

比如,使用Drive的备份、同步功能,可以将NAS上的资料还原、同步到任何一台电脑上,即便主力电脑故障,也可以在备用电脑上继续开展工作。

6.NAS有应对病毒威胁的方法

对于重要的文件、照片,为了防止病毒感染,还可以采取一些比较特殊的备份方式。比如,可以使用ABB和快照功能,直接对整台电脑或者整个NAS系统备份,也可以拍摄某一时间点的“快照”,在遭到比较严重的病毒感染时(注:比如“勒索病毒”感染),可以选择恢复整机,也可以选择恢复某个关键文件,使工作可以正常进行。


(三)我是如何在工作中使用NAS套件的

1.Drive——同步电脑、平板间的文件

Drive软件是笔者使用最多的软件,既可以备份资料,也可以同步资料。

(1)Drive的备份功能

Drive的备份功能,可以将电脑上的一些“已经办结、需要长期归档”的资料,单向备份到NAS中保存,可以腾出电脑上的空间,需要时再登录NAS查看或下载。

其中,Drive可以实时备份,也可以计划备份,还可以多版本备份——最多可以保留32个历史版本,并根据需要,随时恢复到某一个历史版本(注:有些文档改到后面,发现之前的版本更适合,此时可以恢复到早期的某个版本)。

(2)Drive的同步功能

Drive的同步功能,可以将电脑上的一些“正在办理,需要经常使用”的资料,双向备份到NAS中保存——即,电脑上有一份资料,NAS上也有一份完全一致的资料。

如果同时使用多台电脑,则每一台电脑上都有一份完全一致的资料。

此外,通过手机端的Drive软件,还可以将电脑的资料同步到手机上。对于一些常用的文件,比如法条、合同模板、正在办理的案件,可以随时随地在手机上实时查看——可以在网络比较好的时候同步资料到手机,这样即便到了网络较差的地方(比如地铁、高铁、从深圳往返珠海的海上航线上、一些偏僻的法庭……等),也可以直接在手机上查看提前同步好的资料。

电脑上的Drive客户端:

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手机端的Drive软件:

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工作使用场景1:同步台式机、笔记本电脑

法律工作如何提升资料安全和工作效率?

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某同事同时使用台式机和笔记本电脑,本来以为两台电脑一起使用可以提高效率,但发现资料分散在两台电脑,效率反而降低了。通过U盘、移动硬盘在两台电脑之间同步,有时会遗漏文件,或者导致多个版本共存,无法分辨。

现在,通过Drive的同步功能,资料可以继续在笔记本电脑上处理,而且每次完成处理完文档后,资料会自动同步到台式机电脑上——笔记本电脑和台式机电脑上的资料完全一致,且NAS上还有一个同样的备份。

因此,通过Drive的同步功能,在家里可以使用性能强大的台式机电脑办公,在外则可以使用轻薄的笔记本电脑办公,两台电脑都得到了充分的利用,兼顾了性能和便携。

工作场景2:同步多台电脑、平板,实现在家办公、出差办公

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由于电脑升级换代,笔者有多台电脑——两台笔记本、一台平板。

在使用Drive的同步功能前,由于同时使用多台电脑会导致资料分散,效率降低,因此只用一台笔记本电脑办公,这台电脑带来带去,不是特别方便。

在使用Drive的同步功能后,可以在每一台电脑上创建一个同步文件夹,通过NAS同步,其他电脑上都会有一份同样的资料。这样,可以在家里、单位各放一台电脑,家里做了一半的工作,到了单位可以继续完成,接力办公。此外,在临时外出时,还可以随身携带轻便的平板电脑,可以在平板电脑上查看文本资料,完成简单的工作,资料都是完全同步。

在将资料备份、同步到NAS后,这些资料可以随时随地使用手机、平板、电脑进行浏览。

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(注:用iPad登录Drive查看资料的效果)

(3)Drive可以轻松分享资料

在外出办公时,有时会被同事、客户临时索要某个文件,以往都尽量随身携带笔记本电脑,然后再用电脑发给对方。但电脑带在身上一个是不轻便,另一个问题是还需要再寻找WIFI或者用手机给它开热点。

现在则可以直接在手机上用Drvie软件分享一个共享链接给同事或者客户。

法律工作如何提升资料安全和工作效率?

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在给同一团队的同事分享文件时,可以直接分享文件链接给同事,还可以设置读写权限,需要同事一同合作完成的,便设置成“可以编辑”。

在给团队外的同事或者客户分享文件时,可以用Drive App一键生成公开链接,还可以设置密码、有效下载期限等,更加安全。而且,即使对方没有NAS或者NAS账号,也可以直接进行下载。

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(4)Drive可以快速查找资料

手机端的Drive,可以根据文件类型、名称等关键词查找,可以快速找到想要的文件,对笔者从事的这种文档文件繁多的法律类工作来说,帮助非常大。

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2.Cloud Sync——公有云同步

Cloud Sync软件,可以将原本放在云盘的资料集中下载到NAS保存。

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(1)可以提升公有云盘的下载网速

有些云盘空间较大,可以用来备份资料,但是下载时速度却很慢。对于这类云盘,可以通过Cloud Sync软件,将云盘的资料下载到NAS,之后如果有需要的话,再从NAS下载就好,下载速度有非常大的提升。

(2)比公有云盘更安全、更私密,防止文件资料被误删

有些云盘空间确实比较大,大家习惯把资料或者其他文件存在这些云盘上,但它的安全性、私密性比较一般。

有些云盘的自动审核功能过于敏感,如果用来长期存储资料,过段时间后,可能会发现一些资料突然“消失”了——可能是被电脑误判,被错误锁定或删除了。如果没有及时申诉,可能很难找回来了。

笔者有一次向某网盘上传了一份刑事《控告书》,结果没多久,就被提示“文件违规已被删除”。但这只是一份很普通,很常见的法律文书。可见,某网盘的自动审核功能过于敏感,有时会出现错误审核,不适合存储重要的办公资料。

笔者问了其他同事,同事反映也遇到过同样的问题,认为“资料会被乱删”,所以不敢用来存放重要的资料。

最近热议的某网盘“自动锁定”用户文件的新闻(注:后来据说是网盘的文件被锁定,本地文件并不会受到影响),笔者也不感到奇怪,现在有些网盘的自动审核功能过于敏感,技术上可能还不够成熟。虽然有些文件可以通过人工申诉找回,但申诉期间可能会导致工作中断,影响有时还是蛮大的。

对于这类云盘,可以通过Cloud Sync软件,将云盘的资料自动下载到NAS,防止资料突然被错误锁定及删除——即,NAS可以提升文件安全性,不影响日常工作的进行。

(3)公有云盘费用不低(注:如果长期、多人使用)

NAS的成本仅限于NAS设备本身及硬盘,内部套件不收取任何的许可证费用,没有其他隐性收费。因此,在长期使用、多人使用的情况下,其实用NAS的成本会更低。

为了防止有些公有云盘突然宣布收费,或者涨价,或者变相涨价,可以将公有云盘的资料通过Cloud Sync软件,转移到NAS中,用NAS代替公有云盘。

法律工作如何提升资料安全和工作效率?

(注:一些常见网盘的优惠后的收费标准)

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(注:一些常见网盘的优惠后的收费标准)


3.Active Backup for Business套件(简称ABB套件)

对于比较重要的工作电脑,最好是对电脑定期备份,甚至整机备份。

通过群晖的Active Backup for Business套件(简称ABB套件),可以对电脑整机或者NAS系统进行备份,如果发生意外,可以快速进行整机恢复或是单个文件恢复,安全且灵活。

通过定期备份,可以在电脑意外感染严重病毒或者电脑遭遇严重故障后,可以随时恢复到感染前、故障前的电脑系统,减少损失。

法律工作如何提升资料安全和工作效率?

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4.Snapshot Replication

为了抵御勒索病毒,NAS还有一种“双保险”的备份策略。

可以在NAS上安装并启用Snapshot Replication套件,为NAS上的资料拍摄“快照”——最快每五分钟为文件拍摄快照,记录每个时间点的数据状态。一旦NAS不慎被病毒感染,可以选择快速还原到之前未被感染的时间点,提高工作连续性。

法律工作如何提升资料安全和工作效率?

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俗话说,数据无价。法律工作的文件非常重要,但文件种类繁杂且数量众多,需要一个有效的存储、管理和备份的方法。另外,法律工作出差频繁,过去都是电脑不离身,但熟练使用NAS后,可以在一些短途出差的场景不用一直背着笨重的电脑跑来跑去(注:可以用手机、平板完成)。群晖NAS的丰富套件和功能,让我可以快速同步、备份各类文件,而且同步、备份后,还可以很方便地通过各种设备随时访问、随时分享,方便了移动办公,也提高了工作效率。在面对病毒威胁、系统故障等方面,群晖NAS也提供了比较全面周到的保护方案,文件的安全得到了保障。而且,群晖的DSM界面也非常直观和人性化,基本都有引导,比较好入手,熟悉后也并没有感觉操作很难或者门槛很高,对非IT专业其实也是非常友好的。

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