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安全生产档案及文件管理制度

1.目的

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2.范围

本制度包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3.职责

3.1各过程管理部门职责

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2各部门职责

3.2.1安技部负责管理手册的编制。

3.2.2安技部负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4.程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

（1）方针、目标和指标；

（2）实现方针、目标和指标的策划；

（3）控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录

相关的资料包括但不限于：

（1）各类分析/评价/统计数据（如OSHA统计分析数据）；

（2）特种设备（如电梯等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；

（3）建设（工程）项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

（4）各类检查、教育培训、应急预案演习及其他活动记录；

（5）专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

（6）设施的设计、运行技术资料；

（7）供应商和承包商档案；

（8）作业许可证等；

（9）其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人

4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

4.3.2管理手册由安技部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；

4.4进行编写

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：

（1）目的：明确编制本文件要达到的目的

（2）范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围

（3）定义：需要对使用人解释的术语或词汇

（4）职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

（5）程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

（6）相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件

（7）相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录

（8）修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

（9）文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图

4.4.2文件的编号按如下要求：

其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03………等；

文件类别为：管理手册用GL标识，程序文件用CX标识，公司级管理性制度用ZD标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如安全部用AQ标识。

例子：

文件编号：XX-AQ-CX01《法律法规标准规范管理程序》

表格编号：编号XXL-AQ-CX01/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。

所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

4.5评审和审批

4.5.1文件评审。

文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，提交部门主管审核同意，再送交相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；

如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。

4.5.2文件审批权限。

（1）质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。

（2）过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

（3）操作规程、指标等、产品标准由安技部主管审批。

（4）各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制

4.6.1行政部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交安技部，安技部保存文件原件。

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。

4.7使用控制

4.7.1安技部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到行政部登记备案后。同时更新《文件控制清单》，生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。

4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出。

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

4.9安全记录管理

4.9.1建立记录清单

安技部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

4.9.2安全记录的使用

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

4.9.3收集

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

4.9.4储存、保护

（1）记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

（2）记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。

（3）保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

4.9.5处置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

5.引用文件

5.1《企业档案管理规定》[档发5号]

5.2《企业安全文化建设导则》（AQ/T 9004-2008）

18安全生产、环保档案管理制度

一、目的

为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。

二、适用范围

本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

三、工作职责

1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

四、管理要求

1、安全生产相关文件的分类

（1） 安全生产目标； （2） 机构和职责； （3） 安全投入； （4） 法律法规和管理制度； （5） 培训教育；（6） 设备设施、工艺信息； （7） 作业安全； （8） 隐患排查； （9） 重大危险源监控； （10） 职业健康； （11） 应急救援； （12） 事故调查、报告和处理； （13） 绩效评定和持续改进。

2、安全生产相关文件的编号和标识

安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控 ”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

3、安全生产相关文件的编制、审核和批准

安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。

受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。

4、安全生产相关文件的发放

行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由 发放。安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

5、安全生产相关文件的评审、修订

企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制

安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。

内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

7、安全生产相关记录的格式设计和填写

各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

8、安全生产相关文件保管、作废与销毁

安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

9、安全生产档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。

应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

（1） 安全生产目标； （2） 机构和职责； （3） 安全投入； （4） 法律法规和管理制度； （5） 培训教育；

（6） 设备设施、工艺信息； （7） 作业安全； （8） 隐患排查； （9） 重大危险源监控； （10） 职业健康； （11） 应急救援；12） 事故调查、报告和处理； （13） 绩效评定和持续改进。

10、安全生产档案收集与移交的基本要求

归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

11、安全生产归档时间

各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

12、安全生产档案保存期限

安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。

13、安全生产档案的利用

借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

如何查询二手车车况事故维保记录

1、线下查询车况事故记录

如果是线下查询车辆事故记录、维修保养记录的话去4S店查询即可。带上车主身份证明、购车发票等凭证去4S店找售后，他们会帮忙调出车子的维修保养记录等。

2、网上快速查询车况事故记录

车辆的事故记录、维修保养记录都是随车不随人的，车辆每一次维修保养都会在店方留下资料存档。就算是车辆前往其他4S店，都可以查到车辆的维修和保养记录。只需在支付宝进入：千汇查车，进入就可以查询到车辆的事故记录、维修保养记录、出险记录等信息。这比单纯查看保养手册上的敲章要来的靠谱的多，因为4S店方的存档记录造假的概率接近为零。

买二手车提档是什么意思?

买二手车提档的意思就是买的二手车与买车的人并不是一个地区的，一般针对的是异地买二手车的情况。这是因为机动车档案都是由发证地车管所进行保存的，所以在买异地车子以后，需要将车子的档案从原来车管所提取出来以后，提交到过户地车管所进行保存，这就是二手车提档的意思。

买二手车提档过户流程

1、买二手车提档过户时，需要先到车子本身管理的车管所窗口申请提档过户，再准备好相关的资料，填写《机动车转移申请表》。

2、将档案提取出来以后，上交车牌在领取临时车牌，也有一些地方是将车子的档案直接交给车主，车主自己带回去，还有一些地方，是通过邮递的方法到落地车管所。不管哪一种方式，都是在提档以后才可以办理临时牌。如果自己直接拿着档案回迁入地的话需要注意，档案袋一般都会标明落地期限，要在规定期限内办理手续，不然要重新提档。

3、到落地车管所进行登记，当地车管所会对车子进行检验，也要审核车子的档案，通过检验和审核以后，车主可以选择车牌，制作新的行驶证，办理保险，这就算是完成了提档过户手续。

二手车选择有什么技巧呢？

一、车牌

首先要看车牌是否干净。这主要是看原车主是否在意车辆，是否经常跑长途。其次再看车牌牌面是否平整，有没有明显的撞伤和划痕。因为车牌在车辆受到过撞击或追尾，车牌是不容易修复的，最多就是压平敲回来。所以，要是看到一辆车身十分平整，干净的车，挂了一个脏兮兮有破损的车牌，您就要注意了。

二：看玻璃日期、看大灯新旧是否一致

注意看汽车玻璃日期是不是在新车出厂之前，如果不是就是换过的，这时候就要留心：该车是否是因为重大事故而换了玻璃。看玻璃日期的方法：数字代表生产年份，黑点在前表示是上半年生产的，用公式【7-“黑点个数”】。如果黑点在数字之后则表示是下半年生产，用公式【13-“黑点个数”】计算。此外，观察两个前大灯新旧、使用性能是否一致，而不是一边很新，一边泛黄，很有可能是轻微碰撞造成的，虽然问题不大，但可以利用这一点适当砍价。

三：出场铭牌

看出场铭牌，确保车辆的排量和生产日期等信息，再看铭牌是否有拧过的痕迹和划伤，因为许多车的出场铭牌装在不易撞到的地方，一旦动过，就说明这辆车出过碰撞问题。再有就是看看行驶本上的登记日期，一般都在出厂日期后。如果两个日期相差太远，表明这辆车是积压车。

四：检查是否追尾

掀开后备箱底板，先看看车尾位置的密封胶。原厂的密封胶是用刷子刷的，比较粗糙。而修补过的后备箱，密封胶通常呈密密麻麻的蜂巢状；然后主要观察里侧的钣金有没有变形、流线不平整、焊接痕迹、生锈等等；买二手车，怕就怕那种把车子尾部撞得稀巴烂的严重追尾。如果发现换了密封胶的同时还发现里侧钣金有修复痕迹，很有可能是重大事故车，不太建议入手。如果仅是外侧发现问题，说明之前也许发生了轻微的追尾，对整车的抗碰撞能力影响不是很大。

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